Scroccoitalia.it

COME ORGANIZZARE UN'INAUGURAZIONE PERFETTA

L’inaugurazione di una nuova attività rappresenta sicuramente un momento fondamentale e molto delicato. Se ben gestito, infatti, ti consente di farti conoscere, di trasmettere un’immagine positiva dei prodotti e dei servizi che offri e di attirare l’attenzione di tanti potenziali clienti. Affinchè ciò sia possibile è necessario organizzare tutto al meglio e prestare attenzione a tante piccole cose alle quali potresti anche non aver pensato. Ecco allora i nostri consigli per non lasciare niente al caso e per organizzare un’inaugurazione con i fiocchi!

Prenditi tutto il tempo necessario

Non sottovalutare la programmazione dell’inaugurazione. E’ una fase complessa, nella quale è necessario prendere tante decisioni e fare tante cose che apparentemente potrebbero anche sembrare semplici e banali, ma che in realtà possono richiedere un’attenta valutazione di varie alternative, il dover ricercare più informazioni, il contattare tante persone, il saper gestire degli imprevisti. Potrebbero capitare dei momenti di forte indecisione, di confusione, anche di sconforto che ti potrebbero momentaneamente “bloccare”. Per questi motivi devi iniziare a pianificare tutto molto tempo prima di quella che pensi potrebbe essere la data effettiva dell’inaugurazione. Non pensare di poter fare tutto in una settimana, prenditi almeno un mese di tempo, altrimenti rischi di fallire nell’impresa o comunque di farti prendere dall’ansia e dallo stress.

Definisci in modo approssimativo il budget

E’ fondamentale che tu abbia un’idea chiara delle principali spese che dovrai affrontare e di quello che puoi e che vuoi spendere per l’inaugurazione. Questo ti consentirà di saperti orientare nelle tue scelte cercando di individuare le soluzioni migliori per le tue esigenze economiche. La scelta del budget è molto personale, ma ci teniamo comunque a darti la nostra opinione. Tieni in considerazione che sicuramente il budget deve essere realistico e non sproporzionato, ma non essere troppo corto di maniche: pensa che dal modo in cui è organizzata l’inaugurazione dipende buona parte del successo della tua attività. Se credi che spendere un po’ di più rispetto a quello che vorresti potrebbe contribuire a coinvolgere più persone e/o a trasmettere un’impressione più positiva, non pensarci due volte. È inutile ridurre all’osso i costi dell’inaugurazione se questo non ti consente di farti conoscere e di fare bella figura. Ecco alcune delle spese che probabilmente dovrai affrontare:

  • pubblicità (volantini, brochure, pubblicità su internet)
  • buffet
  • omaggi, gadget

Scegli bene il giorno e l’orario

Attenzione, questa è una scelta cruciale, una delle più importanti o forse proprio la più importante in assoluto.


Non decidere in fretta e valuta bene tutti i possibili fattori che potrebbero facilitare o ostacolare la partecipazione delle persone all’inaugurazione.


Certamente è impossibile trovare un giorno e un orario perfetto per chiunque, però ci sono una serie di cose che devi prendere in considerazione sempre, a prescindere dalla specificità dei prodotti o dei servizi che offri.

Non sai da dove cominciare? Ecco qualche indicazioni:

  • evita di fare l’inaugurazione in quelli che sono gli orari lavorativi più diffusi (9-18). Potresti, ad esempio, scegliere un orario del tardo pomeriggio o della sera oppure il sabato o la domenica
  • controlla il calendario calcistico e delle principali attività sportive ed evita di fare l’inaugurazione in concomitanza con una partita o una gara importante
  • se il locale è ben collegato con i mezzi pubblici controlla se sono previsti degli scioperi, almeno alcune persone potrebbero decidere di raggiungerti così e potrebbero rinunciare in caso di difficoltà
  • informati sull’eventuale presenza nella stessa zona di altre inaugurazioni oppure di eventi importanti come matrimoni, cresime, comunioni

Insomma, evita di darti da solo la zappa sui piedi e di perdere una buona fetta di potenziali partecipanti scegliendo il momento sbagliato.

Cerca di attirare più persone possibili

Il numero di partecipanti presenti il giorno dell’inaugurazione è molto importante. Ricorda che tutte le persone che verranno a trovarti quel giorno sono curiose e possono diventare potenzialmente tuoi clienti…e non solo! Infatti, possono diventare anche un importante strumento di pubblicità in quanto, se soddisfatti, possono far conoscere la tua attività ad amici, familiari e conoscenti che, a loro volta, potranno parlarne ad altre persone e così via, creando un circolo virtuoso sempre più sviluppato e vantaggioso per te. Più persone ci saranno e più aumenterà il numero dei tuoi potenziali clienti e dei tuoi guadagni futuri. Devi fare in modo, quindi, che quel giorno ci siano più persone possibili. Come? Puoi partire dalle persone che già conosci: amici, familiari, vicini di casa, il gruppo whatsapp dei compagni di scuola o dei colleghi del tuo precedente lavoro e così via. Cerca di attingere da qualsiasi fonte. Invita direttamente queste persone e chiedi loro di invitare, a loro volta, tutti coloro che pensano che potrebbero essere interessati. Questo, in genere, però, non basta. Per assicurarsi un successone, in genere è necessario fare una buona campagna pubblicitaria. Ne parliamo in modo più approfondito nel prossimo paragrafo.

Pubblicizza adeguatamente l’evento

La pubblicità è la chiave del successo. Puoi pubblicizzare l’inaugurazione attraverso volantini e brochure da distribuire nelle strade oppure da lasciare nei principali luoghi di aggregazione. Puoi anche valutare la possibilità di fare un vero e proprio volantinaggio porta a porta. Al giorno d’oggi, però, è fondamentale anche essere presenti sul web attraverso l’utilizzo di siti internet specifici e dei principali social network, come facebook. Una pubblicità efficace deve essere chiara e deve saper attirare l’attenzione delle persone. Ricordati di mettere tutte le informazioni che pensi possano essere importanti. Ovviamente è necessario inserire il luogo e l’orario, ma potrebbe essere una buona idea anche quella di scrivere le indicazioni stradali e i mezzi per raggiungerti. Descrivi brevemente l’attività che verrà inaugurata e nel farlo cerca di mettere in evidenza ciò che ti distingue dagli altri e che potrebbe essere vantaggioso e irrinunciabile per i tuoi futuri clienti. Mettiti nei loro panni. Le inaugurazioni di nuove attività sono abbastanza frequenti e sicuramente ci saranno altre persone che hanno aperto un’attività come la tua. Inoltre, tutti noi siamo molto impegnati. Come mai quel giorno le persone dovrebbero scegliere di venire proprio alla tua inaugurazione, magari rinunciando ad altro? Non è una riflessione che serve per scoraggiarti, ma è una domanda importante che ti devi porre per riflettere su quello che è il valore di ciò che offri e per trasmettere questo messaggio alle persone.

Presta attenzione all’accoglienza

Non è sufficiente far arrivare le persone alla tua inaugurazione. E’ necessario fare in modo che si trovino bene, che apprezzino ciò che hai organizzato per loro e che tornino. Prima di tutto, mostrati gentile e disponibile. Accogli ogni singola persona con un gran sorriso e ringraziala per essere venuta. Non perdere l’occasione per scambiare quattro chiacchiere, per fare qualche battuta, per chiedere delle opinioni, per farti conoscere ed apprezzare. Trasmetti il tuo entusiasmo, ti permetterà di dare agli altri un’immagine di te come persona competente e sicura dei propri mezzi e delle proprie abilità. Per accogliere le persone e far farle sentire a proprio agio non dimenticarti di organizzare un ricco buffet pieno di cibi e bevande gustose. Infine, utilizza gli spazi al meglio e cerca di far in modo che le persone possano stare comode. Lascia libero l’ingresso. Sistema i tavoli ed eventuali altri mobili in modo tale da accogliere il maggior numero possibile di persone. Se credi che potrebbero arrivare così tante persone da non riuscire ad accoglierle tutte nel modo migliore, prevedi una durata più ampia dell’inaugurazione, ad esempio un intero pomeriggio invece che un paio d’ore. In questo modo il flusso delle persone tenderà automaticamente ad essere distribuito nelle varie fasce orarie.

Trova il modo di far tornare i clienti

Che senso ha organizzare un’inaugurazione perfetta e piena di gente se poi le persone non tornano a trovarti e non acquistano ciò che offri? Devi cercare di trasformare questi visitatori in veri e propri clienti abituali e affezionati. Puoi donare loro un gadget, come ad esempio una penna, un block notes oppure un portachiavi con il nome della tua azienda e i relativi contatti. Le persone si sentiranno coccolate, chiunque ama ricevere regali. Una proposta ancora più interessante potrebbe essere quella di offrire qualcosa che abbia a che fare in modo più specifico con il poter usufruire in modo vantaggioso di ciò che offri. In questo caso non c’è niente di meglio di un buono sconto. Valuta anche la possibilità di lasciare delle brochure che spieghino in modo più dettagliato le caratteristiche dei tuoi prodotti o dei tuoi servizi. Se hai fatto una buona impressione, le persone saranno motivate ad avere più informazioni sull’attività ed è difficile che riescano a sapere tutte le cose più importanti solo partecipando all’inaugurazione. Potresti anche offrire alle persone la possibilità di lasciare i propri contatti (numero di telefono o mail) per essere avvisati di tutte le novità e di tutte le promozioni.

Chiedi aiuto

Se non fosse ancora chiaro, ti facciamo notare un’ultima volta che organizzare un’inaugurazione con i fiocchi non è un gioco da ragazzi, ma una cosa complessa. Non cercare di fare il supereroe gestendo tutto da solo. Fatti aiutare da amici, parenti e, se necessario, anche da veri e propri professionisti come cuochi, camerieri, esperti di marketing.






Ricorda, “Non avrai una seconda occasione per fare una buona prima impressione” (Oscar Wilde)…e la prima impressione conta molto!